E-Fatura, klasik kâğıt fatura yerine elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan dijital bir belgedir. Türkiye’de 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yasal zemine kavuşmuş ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından denetlenmektedir.
E-Fatura sistemi, hem satıcı hem de alıcı tarafında e-fatura kullanıcısı olmasını gerektirir ve kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
E-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?
E-Fatura, klasik faturalama süreçlerinden farklı olarak GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gönderilir. Temel çalışma prensibi şöyledir:
- Faturanın Hazırlanması: Mükellef, özel entegratör veya kendi bilgi sistemi üzerinden XML formatında fatura oluşturur.
- GİB’e İletim: Fatura, GİB sistemine gönderilir. Burada doğrulama ve zaman damgası işlemleri yapılır.
- Alıcıya Teslim: GİB tarafından onaylanan fatura, alıcının sistemine iletilir.
- Arşivleme: Faturalar, 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanmak zorundadır.
E-Fatura Türleri
Temel Fatura
Alıcı tarafından kabul veya red bildirimi yapılamaz. En çok kullanılan e-fatura türüdür.
Ticari Fatura
Alıcı, gelen faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Tedarik zinciri süreçlerinde tercih edilir.
Kimler E-Fatura Kullanmak Zorunda?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere göre bazı mükellef grupları e-faturaya geçmek zorundadır:
- 2023 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler
- E-ticaret yapan işletmeler
- Enerji, maden, inşaat gibi özel sektörlerde faaliyet gösteren bazı şirketler
- Gönüllü olarak da e-fatura sistemine dahil olunabilir
E-Fatura Sistemine Geçiş Yolları
GİB Portal
Küçük ölçekli işletmeler için uygundur. GİB’in ücretsiz sunduğu e-fatura portalıdır.
Özel Entegratörler
GİB onaylı özel firmalar tarafından sunulan ticari çözümlerdir. Büyük ölçekli firmalar, ERP sistemleriyle entegre çalışmak isteyenler için idealdir.
Doğrudan Entegrasyon
Kendi sunucularını GİB sistemine entegre etmek isteyen büyük firmalar için uygundur.
E-Fatura Formatı: UBL 2.1
E-Faturalar, “UBL 2.1” (Universal Business Language) standardına göre XML formatında hazırlanır. Bu formatın teknik içeriği şunları içerir:
- Invoice: Fatura bilgileri
- AccountingSupplierParty: Satıcı bilgisi
- AccountingCustomerParty: Alıcı bilgisi
- TaxTotal: Vergi hesaplamaları
- LegalMonetaryTotal: Genel toplam
- InvoiceLine: Fatura kalemleri
Türkiye’deki Önde Gelen E-Fatura Firmaları
Logo e-Fatura
- ERP uyumlu çözümler sunar
- Hızlı kurulum ve geniş destek ağı
- KOBİ ve kurumsal çözümler
Uyumsoft
- Bulut tabanlı ve mobil uyumlu sistem
- Sektörel çözümler (lojistik, inşaat, perakende)
- ISO 27001 bilgi güvenliği sertifikalı
Foriba (SAP Business Network)
- SAP entegrasyonu yüksek
- Çok uluslu şirketler için uygundur
- Gelişmiş analiz ve raporlama araçları
Nebim
- Özellikle perakende sektörüne yönelik ERP ve e-fatura çözümleri
- Kasa sistemleri ile entegre çalışabilir
Logo Netsis
- NetERP ve Tiger sistemleriyle uyumlu
- Entegre fatura, e-defter ve e-arşiv çözümleri
eLogo
- Mikro, KOBİ ve büyük işletmelere özel
- Mobil uygulama desteği mevcut
ETA
- Finans, muhasebe ve stok kontrolüyle entegre
- Uygun maliyetli çözümler
E-Fatura’nın Avantajları
- Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, kargo ve baskı maliyetleri ortadan kalkar
- Hızlı İşlem: Anında gönderim ve teslimat
- Hukuki Güvence: Zaman damgası ve GİB onayı ile yasal güvence
- Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltır
- Kolay Arşivleme: Dijital ortamda 10 yıla kadar güvenli saklama
- ERP Entegrasyonu: Muhasebe sistemleriyle uyumlu çalışır
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark
E-Fatura
- Alıcı: E-Fatura kullanıcısı olmalı
- Gönderim: GİB üzerinden
- Saklama: Hem gönderici hem GİB
- GİB Onayı: Zorunlu
E-Arşiv Fatura
- Alıcı: Herkese gönderilebilir
- Gönderim: Doğrudan alıcıya
- Saklama: Sadece gönderici
- GİB Onayı: GİB’e günlük rapor gönderilir
E-Fatura ile İlgili Teknik Gereksinimler
- UBL 2.1 uyumlu XML oluşturabilen yazılım
- GİB mali mühür ya da e-imza
- GİB test ortamında başarılı entegrasyon testleri
- SSL güvenlik sertifikası (doğrudan entegrasyonlar için)
E-Fatura, dijital dönüşüm yolculuğunda artık bir seçenek değil, zorunluluk haline gelmiştir. İşletmelerin mali süreçlerini hızlandırması, hata oranlarını azaltması ve regülasyonlara uyum sağlaması için kritik bir rol oynar. E-Fatura geçişi yaparken, işletmenizin ölçeğine ve entegrasyon ihtiyaçlarına uygun doğru çözüm sağlayıcıyı seçmek büyük önem taşır.
